Новости Днепра (Днепропетровска) и Днепропетровской области

31 июля 2017 года

Экономия в офисе на канцтоварах: как надо и как не надо

Любой современный офис – даже несмотря на наметившийся тренд к переводу большинства процессов в электронную форму – ежедневно потребляет вполне заметное количество канцелярии. Первое место в этом списке, конечно, составляет офисная бумага – но и без нее перечень будет внушительным. Сюда войдут файлы и папки разных размеров, скоросшиватели и сегрегаторы для документов, канцелярские мелочи вроде бумаги для заметок, кнопок, скрепок и т.д.

На закупку всех этих товаров ежемесячно приходится выделять деньги – и чем активнее работает офис, тем выше будут расходы.

Снизить затраты на покупку канцелярии конечно, можно – но делать это нужно правильно, избегая непопулярных и неэффективных мер.

Ошибки в экономии

Стараясь сэкономить на закупке канцтоваров, многие руководители офисов принимают поспешные решения, которые не только не обеспечивают уменьшения затрат, но и ухудшают рабочие показатели организации. Примерами таких методов могут быть:

• Административные ограничения. Да, можно ограничить расход бумаги выбранным количеством листов на человека в день – но в этом случае кому-то будет систематически не хватать, а у кого-то наоборот, будет оставаться избыток. В общем, эффект почти нулевой, зато возни с администрированием много.
• Экономия на качестве. Для снижения затрат можно просто покупать самую дешевую канцелярию. Да, в ряде случаев это оправдано. Но, например, даже качественная бумага А4 в Днепре стоит не слишком дорого – а использование откровенно дешевой бумаги может привести к увеличению числа поломок оргтехники. Да и имидж компании тоже пошатнется – мало кто захочет иметь дело с организацией, которая экономит даже на расходниках.

Эффективные способы сокращения расходов

Значит ли все вышесказанное, что экономить на канцтоварах в офисе нельзя? Конечно же, нет! Есть пути, позволяющие «безболезненно» снизить затраты:

• Поощрение рационального использования ресурсов. Вместо того чтобы ограничивать объемы бумаги, скрепок или других мелочей – стимулируйте сотрудников расходовать их более разумно. Во всяком случае, при правильном подходе правило «черновики печатаем на черновиках» приживается довольно быстро.
• Оптимизация закупок. Вместо того чтобы покупать бумагу и другие необходимые предметы по отдельности, стоит найти склад бумаги и канцтоваров в Днепре, который предложит хорошие оптовые цены и обеспечит доставку. Примером отличной точки для таких закупок может служить компания «Аверс канцелярия», на складах которой вы можете найти канцтовары из ассортимента в более чем 500 наименований.

Именно последний пункт – закупка канцтоваров у проверенного продавца по выгодным ценам с оптимальными условиями сотрудничества – и обеспечивает максимальную экономию средств. Кроме того, оптовое приобретение канцтоваров позволяет дисциплинировать сотрудников в вопросах заказов и закупок – а это, в свою очередь, положительно влияет на дисциплину в целом.