20 января 2022 года

Суть информационного пространства компании

Любая современная организация постоянно имеет дело со значительными объемами данных. Речь об отчетах, результатах исследований, информации о клиентах, сотрудниках, документах, производственных бумагах. Необходимость постоянно иметь дело со значительными объемами данных приводит к активному внедрению информационных систем (ИС). Эти ИС нужны для поиска, обрабатывания, сохранения информационных данных.

Грамотно организованное информационное пространство значительно уменьшает вероятность утраты данных, ускоряет процессы поиска, пересылки. Также оно обеспечивает слаженное взаимодействие разных типов систем – CRM, ERP, СЭД. Дело в том, что применение ИС создает не только выгодные преимущества, но и создает определенные проблемы. Чтобы все работало слаженно, необходимо единое инфопространство.

Основные составляющие

В ИС входят следующие типы систем, требующие автоматизации и оптимизации:

• Обрабатывание запросов. Допустим, сотруднику нужны данные из смежного отдела, для этого он создает запрос и ожидает ответа. Сколько времени займет ожидание, заранее неизвестно.
• Поиск информации. Компании требуются сведения об определенном клиенте. Для начала следует разобраться, в какой конкретно системе они хранятся – часто это разные базы. Сотрудники либо руководитель вынуждены направлять в разнообразные подразделения сразу по несколько запросов. Это растягивает задачу во времени.
• Конвертация инфоданных. Несмотря на то, что в компаниях уже доступны базы данных, обмен информационными данными между ними напрямую имеется не всегда. Для этого приходится копировать информацию из одной формы в другую вручную, а это риски ошибок и временные затраты.
• Потеря информации. Самый частый вариант – бумага отправлена, но она не была доставлена. Есть риски утраты определенных данных в принципе – сотрудники хранят их в ежедневниках, на флешках и не вносят в единую систему. Чем выше влияние человеческого фактора, тем больше шансы на допущение ошибок.

Как создать единое инфопространство?

Интегрировать разные системы, используемые на предприятии, в единую базу. Для этого задействуются MDM-инструменты. Основная суть состоит в упорядочивании, структурировании самой важной информации вроде сведений о контрагентах. У мастер-данных всегда четко отработанная, выверенная структура. Начинать нужно со структурирования данных, потом можно будет разрабатывать единую информационную базу.