Новости Днепра (Днепропетровска) и Днепропетровской области

2 декабря 2022 года

Эксперты U-LEAD объясняют общинам как восстанавливать документы, утраченные из-за войны

В период военного положения одним из наиболее актуальных вопросов, который волнует органы местного самоуправления, является создание новых и восстановление утраченных документов. По запросу управляющих делами и секретарей местных советов команда регионального офиса «U-LEAD с Европой» в Днепропетровской области провела информационную сессию «Работа с документами в ОМС: требования к их созданию, систематизации, сохранению и восстановлению в условиях военного положения».

- Учитывая разные ситуации, в которых могут работать органы местного самоуправления, эксперты U-LEAD подготовили рекомендации по организации работы с документами, учитывая новые изменения в инструкциях по делопроизводству, новые требования ДСТУ. В частности, рассказали специалистам общин о требованиях к документированию управленческой деятельности, созданию и оформлению документов в структурных подразделениях местных советов, напомнили о требованиях к систематизации и хранению документов, а также объяснили алгоритмы восстановления документов в условиях действия военного положения, - сообщила Елена Тертышная, руководитель регионального офиса U-LEAD с Европой в Днепропетровской области.

Особое внимание в ходе информационной сессии было уделено восстановлению документов, утраченных из-за боевых действий.

– Мы говорили о создании документов, но в условиях военного положения важно говорить об их восстановлении. Некоторые территории общин были разбомблены, некоторые находятся во временной оккупации. В результате часть документов, а кое-где все документы, уничтожены. И возникает вопрос как их восстановить? Что делать? Органам местного самоуправления в своей работе необходимо руководствоваться Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5, - отметила Татьяна Коробка, советница по вопросам децентрализации и местного самоуправления Регионального офиса U-LEAD с Европой в Сумской области.

При работе с утраченными документами рекомендуется следующий алгоритм действий:

• - инвентаризация документов (в случае утраты документов и дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры в соответствии с п. 9 гл. 2 разд. V Правил Минюста);
• - создание комиссии, задачей которой будет поиск утраченной документации и дальнейшего восстановления;
• - составление перечня дел и уничтоженных документов, его количество, определение ответственных лиц и способы восстановления документов;
• - составление акта о недостатке дел (документов) в структурных подразделениях по форме, приведенной в приложении 13 к настоящим Правилам, который подписывает руководитель архива (лицо, ответственное за архив), визирует руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель учреждения.

Спикеры подчеркнули, что в акте должна быть зафиксирована информация о номере дела или документа, о названии и дате, о количестве листов. Причина отсутствия дела (документа) отмечается «уничтожен в результате вооруженной агрессии РФ».

Необходимо в акте также указать, какие документы могут быть частично или полностью воспроизведены. Например, можно распечатать, или обратиться к контрагентам, госказначейсту, налоговой, госгеокадастру, банковским учреждениям, через которые операции осуществлялись, областной военной администрации. Могут быть и такие случаи, что документ, возможно, будет восстановить на основании решения суда. В этом случае в соответствии со статьей Статья 315 ГПКУ рассматривается дело об установлении фактов, имеющих юридическое значение.

- Утраченные, уничтоженные или поврежденные документы восстановите, когда появится такая возможность. Анализируем необходимость и очередность обновления документов и как их можно восстановить, например, изготовление копии или дубликата. Порядок изготовления, заверения и выдачи копий документов определяется инструкцией по делопроизводству учреждения. Разрешается изготавливать копию из заверенной копии документа, если оригинал отсутствует или получить его невозможно, - отметила Виктория Троценко, советница по вопросам децентрализации и местного самоуправления Регионального офиса «U-LEAD с Европой» в Днепропетровской области.

Чтобы избежать ситуаций, когда документ потерян и нужно его восстанавливать, рекомендуем несколько простых, однако эффективных действий:

• - создавать сканированные копии документов (в первую очередь следует сканировать документы длительного (более 10 лет) хранения, документы по кадровым вопросам (личному составу))
• - хранить эти сканкопии на нескольких носителях (на жестких дисках, картах памяти и т.п.),
• - хранить данные в облачных хранилищах (например, OneDrive, Google Drive).

Также рекомендуется обратить внимание на порядок обеспечения эвакуации, хранения и уничтожения документов в условиях особого периода, утвержденный приказом Минюстиции Украины 17 октября 2019 № 3194/5. Согласно этому порядку, ОМС может разработать собственный документ по обеспечению эвакуации, хранения или уничтожения документов.

Программа для Украины по расширению прав и возможностей на местном уровне, подотчетности и развитию U-LEAD с Европой совместно финансируется ЕС и его государствами-членами Германией, Польшей, Швецией, Данией, Эстонией и Словенией для поддержки Украины на ее пути к укреплению местного самоуправления. U-LEAD способствует прозрачному, подотчетному и многоуровневому управлению в Украине, которое отвечает потребностям граждан и расширяет возможности общин.